"Parece que poupámos tempo" não é uma medição. Antes de investir numa automação, vale a pena definir como vai saber se valeu a pena. Felizmente, para a maioria das PMEs, basta um método simples.

1. Meça a situação de partida

Durante uma ou duas semanas, registe quanto tempo o processo consome hoje e quantas vezes acontece. Não precisa de uma ferramenta sofisticada: uma folha de cálculo chega.

2. Escolha poucas métricas

  • Tempo poupado: horas por semana que a equipa deixa de gastar na tarefa.
  • Tempo de resposta: quanto demora a responder a um cliente, antes e depois.
  • Erros ou retrabalho: quantos pedidos precisam de ser corrigidos.
  • Contactos perdidos: pedidos fora de horas que ficavam sem resposta.

3. Converta em valor

Multiplique as horas poupadas pelo custo por hora da pessoa que fazia a tarefa. Some, se conseguir estimar, a receita de pedidos que antes se perdiam. Compare o total com o custo mensal da solução (implementação, manutenção e ferramentas).

4. Compare em períodos iguais

Repita a medição nas semanas seguintes ao lançamento e compare com os números de partida. Cuidado com fatores externos, como épocas altas, que podem distorcer a comparação.

5. Não esqueça o que não se mede em euros

Menos interrupções e uma equipa mais focada em trabalho de maior valor também contam, mesmo que sejam difíceis de quantificar.

Regra prática: se não consegue descrever o resultado esperado numa frase com um número, ainda não está pronto para automatizar esse processo.

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